Política de tratamiento de datos personales

BUENSACO GROUP S.A.S. · NIT 902110520-2 · Última actualización: octubre de 2026

BUENSACO GROUP S.A.S. (en adelante, BUENSACO), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, aplicable a toda recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás actividades de tratamiento de datos personales que realice.

1. Responsable del tratamiento

2. Objetivo y alcance

Esta política establece los criterios para el tratamiento de los datos personales que BUENSACO recolecte en el ejercicio de su actividad comercial (producción, comercialización y venta de café), y garantiza los derechos a la intimidad, al buen nombre y al hábeas data de sus titulares. Aplica a los datos de clientes, consumidores, proveedores, trabajadores, aspirantes y demás personas cuyos datos reposen en las bases de datos de BUENSACO, y es de obligatorio cumplimiento para la empresa, sus administradores, colaboradores y los terceros que actúen en su nombre.

3. Marco legal

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Ley 1266 de 2008, en lo que resulte aplicable.
• Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

4. Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Causahabiente

Persona que ha sucedido a otra por causa de su fallecimiento (heredero).

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Incluye imágenes, voz y grabaciones de personas identificables.

Dato público

Dato calificado como tal por la ley o la Constitución y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.

Dato privado

Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

Datos sensibles

Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos de salud, de la vida sexual y los biométricos.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, BUENSACO.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia

Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.

Transmisión

Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que un Encargado realice un Tratamiento por cuenta del Responsable.

5. Principios

BUENSACO aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios:

• Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.
• Libertad: el Tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el Titular puede obtener en cualquier momento y sin restricciones información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en internet u otros medios masivos, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y restringido a los Titulares o terceros autorizados.
• Seguridad: la información se protege con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el Tratamiento deben garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con BUENSACO.

6. Datos que tratamos

Según la relación que tenga con BUENSACO, podemos tratar:

• Clientes y consumidores: nombre, número de teléfono o WhatsApp, nombre de perfil de WhatsApp, correo electrónico, tipo y número de identificación (cédula, NIT o pasaporte), fecha de nacimiento, dirección y ciudad de entrega (una o varias), ubicación geográfica cuando el cliente la comparte, horario en que puede recibir pedidos, historial de pedidos, pagos, abonos y saldos, y las comunicaciones que nos envía.
• Proveedores: datos de identificación y contacto, información de compras, cuentas por pagar y pagos.
• Trabajadores y aspirantes: los datos necesarios para los procesos de selección, vinculación, nómina y obligaciones laborales.
• Visitantes del sitio web: datos de navegación recolectados mediante cookies, según la sección de cookies de esta política.

7. Finalidades del tratamiento

BUENSACO podrá tratar los datos personales para:

1. Ejecutar la relación contractual con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales.
2. Proveer los productos y servicios requeridos por sus clientes: atender consultas, registrar y gestionar pedidos, facturar, cobrar y registrar pagos y abonos.
3. Coordinar la entrega de los pedidos: planificar rutas de reparto, ubicar direcciones, contactar al cliente sobre la entrega y despachar envíos nacionales mediante transportadoras.
4. Informar sobre nuevos productos o servicios y sobre cambios en los mismos.
5. Evaluar la calidad del servicio y realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
6. Enviar por correo físico o electrónico, mensajes de texto, WhatsApp u otros medios análogos o digitales, información comercial, publicitaria o promocional sobre productos, servicios, eventos, promociones, campañas o concursos de BUENSACO y/o de terceros aliados. El Titular puede oponerse a esta finalidad en cualquier momento (revocatoria parcial).
7. Desarrollar los procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, y registrar la información de empleados y pensionados (activos e inactivos).
8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de facturación, y soportar procesos de auditoría interna o externa.
9. Atender requerimientos de autoridades competentes.
10. Suministrar, compartir o entregar los datos a empresas filiales, vinculadas o subordinadas de BUENSACO, ubicadas en Colombia o en otro país, cuando las hubiere y requieran la información para los fines aquí indicados.
11. Las demás finalidades indicadas en la autorización otorgada por el Titular o en el aviso de privacidad respectivo.

BUENSACO no venderá, licenciará ni divulgará los datos personales, salvo que: (i) exista autorización expresa del Titular; (ii) sea necesario para que contratistas o agentes presten los servicios encomendados; (iii) sea necesario para proveer nuestros productos y servicios; (iv) sea necesario divulgarlos a entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de BUENSACO o con las que existan acuerdos de mercadeo conjunto; (v) la información se relacione con una fusión, consolidación, adquisición, escisión u otro proceso de reestructuración de la sociedad; o (vi) sea requerido o permitido por la ley.

8. Atención por WhatsApp e inteligencia artificial

BUENSACO atiende a sus clientes a través de WhatsApp Business, con apoyo de un asistente automatizado basado en inteligencia artificial que responde preguntas, toma pedidos y gestiona entregas. Cuando nos escribe por este canal:

• Tratamos su número de WhatsApp, el nombre de su perfil, el contenido de sus mensajes y la información técnica de entrega de los mensajes (por ejemplo, si fueron entregados o leídos), así como el anuncio a través del cual nos contactó, si es el caso.
• Las notas de voz se convierten a texto para poder entenderlas; no conservamos el archivo de audio.
• Las fotografías que envíen los clientes se analizan para extraer su contenido en texto (por ejemplo, un comprobante de pago); no conservamos la imagen. Únicamente se conservan los soportes de gastos enviados por el personal de BUENSACO.
• El asistente puede cometer errores. En cualquier momento puede pedir ser atendido por una persona del equipo de BUENSACO.
• El contenido de las conversaciones se conserva por un máximo de doce (12) meses, después de lo cual se elimina de forma automática. Los registros de pedidos, pagos y facturación se conservan según la sección de conservación de esta política.

Al iniciar una conversación con BUENSACO por WhatsApp y suministrar sus datos, el Titular manifiesta mediante conducta inequívoca su autorización para el tratamiento descrito en esta sección.

9. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Datos sensibles: BUENSACO no solicita datos sensibles para la venta de sus productos. Si llegara a requerirlos, solo los tratará cuando sea estrictamente indispensable, con autorización previa, expresa e informada del Titular, informándole que no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos, salvo las excepciones de ley (interés vital del Titular, defensa de un derecho en un proceso judicial o finalidades históricas, estadísticas o científicas con supresión de identidad).

Menores de edad: los productos y canales de atención de BUENSACO están dirigidos a personas mayores de edad. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo se realizará cuando responda a su interés superior, respete sus derechos fundamentales y cuente con la autorización de su representante legal, teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez. Los derechos de los menores serán ejercidos por quienes estén facultados para representarlos.

Los datos de naturaleza pública podrán tratarse sin autorización del Titular, sin perjuicio de los demás principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

10. Autorización

BUENSACO solicitará al Titular, a más tardar al momento de la recolección, su autorización para el tratamiento de sus datos, indicándole las finalidades. La autorización podrá otorgarse por escrito, de forma oral, por medios electrónicos o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular la otorgó (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013), y BUENSACO conservará prueba de ella. En ningún caso el silencio del Titular se asimilará a una conducta inequívoca.

No se requiere autorización cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

11. Encargados, transmisión y transferencia de datos

BUENSACO puede contratar a terceros para que traten datos personales por su cuenta, en calidad de Encargados. Actualmente utiliza, entre otros, los siguientes proveedores:

• Meta Platforms (WhatsApp Business): transmisión de los mensajes de WhatsApp.
• Google: servicios de inteligencia artificial para interpretar mensajes, notas de voz e imágenes; servicios de mapas para ubicar direcciones y planificar rutas de entrega; y, en el sitio web, analítica (Google Analytics).
• Proveedores de alojamiento y bases de datos en la nube, donde se almacena la información de forma segura.
• Transportadoras y mensajeros, únicamente con los datos necesarios para entregar los pedidos.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar los datos fuera de Colombia, en países que pueden no tener un nivel de protección equivalente al colombiano. En esos casos, BUENSACO realizará la transmisión con base en la autorización del Titular y/o mediante contratos o cláusulas que obliguen al Encargado a proteger la información, a usarla solo para los fines encargados y a no divulgarla, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Las transferencias internacionales se harán con observancia del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

12. Derechos de los titulares

El Titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BUENSACO, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante BUENSACO.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política.
7. Requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Estos derechos pueden ser ejercidos por: (i) el Titular, acreditando su identidad; (ii) sus causahabientes, acreditando tal calidad; (iii) su representante o apoderado, previa acreditación de la representación; y (iv) otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

13. Deberes de BUENSACO

Como Responsable del tratamiento, BUENSACO deberá, entre otros:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, actualizarla oportunamente y rectificarla cuando sea incorrecta.
• Suministrar a los Encargados únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado y exigirles el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley y de esta política.
• Registrar la leyenda «reclamo en trámite» y la leyenda «información en discusión judicial» cuando corresponda, y abstenerse de circular información controvertida cuyo bloqueo haya ordenado la SIC.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información de los Titulares, y cumplir sus instrucciones y requerimientos.

Cuando BUENSACO actúe como Encargado por cuenta de otro Responsable, cumplirá además los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, incluida la actualización de la información reportada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.

14. Procedimiento para consultas, reclamos y supresión

El Área Administrativa de BUENSACO atiende las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares a través del correo buensacocafe@gmail.com o del teléfono y WhatsApp 322 623 9451. Para su trámite, el Titular o su representante deberá acreditar su identidad y, en su caso, la calidad en que actúa.

Consultas

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de BUENSACO. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento)

1. El reclamo se formula mediante solicitud al correo indicado, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección o medio de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento no presenta la información, se entenderá que desistió del reclamo.
3. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
4. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
5. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible atenderlo en ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión de datos

El Titular puede solicitar la supresión de sus datos cuando considere que no se tratan conforme a la ley, cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad por la que se recolectaron o cuando se haya superado el periodo necesario para cumplir dicha finalidad. La supresión no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación de delitos o la actualización de sanciones administrativas, o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, realizar una acción en función del interés público o cumplir una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Las instrucciones para pedir la eliminación de sus datos están en www.buensaco.com/eliminacion-datos.

15. Revocatoria de la autorización

El Titular puede revocar su autorización en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual, por el mismo medio por el que la otorgó o escribiendo a buensacocafe@gmail.com. La revocatoria puede ser total (sobre todas las finalidades) o parcial (sobre finalidades específicas, por ejemplo el envío de publicidad o los estudios de mercado), caso en el cual se mantienen las demás finalidades autorizadas. En la solicitud el Titular deberá indicar si la revocatoria es total o parcial y, en este último caso, con cuál tratamiento no está conforme.

16. Tiempo de conservación

BUENSACO solo recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Las conversaciones de WhatsApp se conservan hasta por doce (12) meses. Los registros de ventas, pagos y facturación se conservan durante el término exigido por las normas contables y tributarias. Cumplidas las finalidades, y salvo obligación legal o contractual de conservarlos, los datos serán suprimidos.

17. Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad, BUENSACO adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los registros, entre ellas: comunicaciones cifradas, acceso a la información restringido a personal autorizado con credenciales individuales, registro de las modificaciones realizadas a la información, copias de seguridad periódicas, verificación de la autenticidad de los mensajes recibidos por WhatsApp y obligaciones de confidencialidad para su personal y sus Encargados.

18. Videovigilancia

Cuando BUENSACO utilice sistemas de videovigilancia en sus instalaciones, lo informará mediante avisos visibles. Los datos recolectados en los puntos de seguridad, los tomados de los documentos que las personas suministren al personal de seguridad y las videograbaciones se usarán para la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, y podrán utilizarse como prueba en cualquier tipo de proceso. Las grabaciones no se entregarán a terceros, salvo orden de autoridad competente o cuando la ley lo permita.

19. Política de cookies

El sitio web www.buensaco.com puede utilizar cookies propias y de terceros. Una cookie es un pequeño archivo de texto que el sitio almacena en su navegador para recordar información sobre su visita y ofrecer una mejor y más segura experiencia. Las cookies no son virus ni programas maliciosos, y no pueden borrar ni leer la información de su equipo.

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20. Vigencia y cambios

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de septiembre de 2026 y deja sin efecto los reglamentos o manuales que se hubieran adoptado con anterioridad. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares de forma oportuna a través de www.buensaco.com, antes de su implementación o a más tardar al momento de esta.